Deze dagen, is elke fabrikant in Amerika op zoek naar manieren om te werken slimmer, niet harder. Een business technologie die kan helpen om dat te zeggen in de praktijk is het document management. De druk om product levenscyclus te verminderen, de kwaliteit te verbeteren, af te dwingen normen en voldoen aan regelgeving maakt het van cruciaal belang voor fabrikanten om een document management systeem te implementeren. Shipping ontvangsten, technische specificaties, brieven, contracten, rapporten en zelfs e-mails en product foto’s kunnen allemaal worden gearchiveerd in een centrale, beveiligde database voor snelle en eenvoudige toegang tot de documenten met een paar toetsaanslagen.
Document management is het proces van het behandelen van documenten op een zodanige wijze dat de informatie kan worden gecreëerd, gedeeld, georganiseerd en efficiënt en adequaat wordt opgeslagen. Papieren documenten worden gescand en krijgen een reeks van index waarden, zoals Client Naam, Purchase Order Number of Batch Type, afhankelijk van de afdeling toevoegen van de documenten. Daarnaast kunnen elektronische documenten worden toegevoegd aan de repository, zodat zowel papieren als digitale bestanden kunnen worden doorzocht op hetzelfde moment.
Ongeacht het type product geproduceerd, de productie-afdelingen die kunnen profiteren van document management systemen zijn onder andere:
- Scheepvaart
- Inventory Control
- Boekhouding
- Sales en Marketing
- Human Resources
- Inkoop
- Quality Control
- Legal en Compliance
Zodra fabrikanten hun papieren bestanden te converteren naar digitale foto’s en sla ze samen met hun elektronische documenten, kunnen de voordelen van een document management systeem gemakkelijk worden gezien.
Betere toegang tot bedrijfsdocumenten. Fabrikanten met meerdere locaties, leverancier partners en externe medewerkers zullen het meest profiteren van document management, omdat het stelt documenten binnen handbereik van de mensen die ze nodig hebben. Documenten kunnen worden geopend in of buiten het kantoor vanaf elke computer met internettoegang. Dus, een verkoper op de weg, bijvoorbeeld, kan mening geven over een contract voordat hij doet een oproep om je grootste klant.
Verminderde behoefte aan opslagruimte. Na de papieren dossiers worden gescand in een document management systeem, kunnen gebruikers rasp ze. Digitale kopieën worden aanvaard als een juridisch origineel. De meeste productie-magazijnen uiteindelijk wordt de stortplaats voor oude Boekhouding en Sales-bestanden. Elimineer bestanden en archiefkasten en zet opslagruimte in nieuwe kantoren en werkplekken.
Snellere en betere klantenservice. Door documenten online, kan customer service medewerkers snel en eenvoudig te beantwoorden telefonische vragen – terwijl de klant nog aan de telefoon. Met behulp van index waarden of trefwoorden, kan de klantenservice trekken contracten of facturen online binnen enkele seconden.
Verminderde behoefte aan porto, papier en andere kantoorbenodigdheden. Nog steeds denken klantenservice, indien een klant wil een kopie van hun laatste factuur, de meeste document management-systemen kunt u e-mail rechts van hen. Dus, trek het document in een paar seconden en dan net zo snel, stuur het uit. Geen verzendkosten. Geen vertragingen.
Verhoogde beveiliging van documenten. Als Accounting bestanden worden in het magazijn, de kans groot dat ze in dozen bankier en niet afgesloten dossierkasten. Als dat papierwerk bevat creditcardnummers of bankgegevens, zijn dozen niet veilig genoeg om de huidige regelgeving te voldoen. Met een document management systeem, kunnen gebruikers worden beperkt door bepaalde typen van documenten met een paar eenvoudige instellingen. En, zal een audit-trail tonen u iedere persoon in de organisatie, die heeft bekeken of aantekeningen elk document in het systeem.
Betere naleving van de industrie regelgeving. Of het nu een OSHA of HIPAA-of regelgeving van de FDA, fabrikanten beter in staat om hen te ontmoeten indien nodig documenten kunnen snel en eenvoudig online worden gevonden en veiligheidsnormen kan worden voldaan met een beetje hulp van technologie.
Verbeterde ramp-herstelplan. Opzettelijk of niet, elke record toegevoegd aan een document management systeem is permanent opgeslagen. Ja, dan moet worden in geval van een natuurlijke of door de mens veroorzaakte ramp, belangrijke informatie die is opgeslagen op de wolk geen invloed, terwijl papieren dossiers in een archiefkast misschien niet overleven.
Vermindering van de CO-uitstoot. Hoewel het misschien niet redden fabrikanten geld gaan groen is een groeiende trend. Door het toevoegen van een document management systeem, zullen medewerkers gebruik van minder middelen (printers, toner cartridges en papier) en reizen minder, omdat documenten kunnen worden geopend vanaf elke locatie.
Slimmer werken, niet harder. Dat is de drijvende kracht achter het toevoegen van een document management systeem in elk bedrijf, maar vooral productiebedrijven. Beschouw het als een zakelijke noodzaak en de sleutel tot overleven in de huidige uitdagende economische klimaat.
Stephanie L. Jones, MBA
Marketing Director, eBridge Solutions